Technika Pomodoro – czas to pieniądz!

„Nie mam czasu na regularne treningi”

„Zrezygnowałem z angielskiego bo za dużo czasu zajmują mi dojazdy”

„Jaka dieta? Człowieku, ja nie mam czasu zagotować wody na herbatę!”

Te zdania brzmią znajomo? Brakuje Ci czasu, żeby zrealizować swoje sylwetkowe cele i zmienić coś w swoim życiu, tym razem na dobre i na serio? Zamiast szukać wymówek (wśród których „brak czasu” to oczywiście niekwestionowany król), po prostu poznaj właściwą technikę pracy nad swoim czasem!

Co to jest hurry sickness?

Wiesz, że dla takich jak Ty ukuto nowy termin „hurry sickness”? To inaczej „choroba pośpiechu”, na którą (rzekomo) cierpi większość społeczeństwa. 

Polega ona na wiecznym zawalaniu codziennych obowiązków, ciągłym pośpiechu, życiu w stresie, rezygnacji ze snu i zarywaniu nocek, by na koniec i tak stwierdzić, że nie wyrobiliśmy się ze wszystkim i pogłębiać poczucie frustracji i wiecznego wrażenia, że doba jest za krótka. 

Okazuje się, że z takim tempem życia mierzy się wielu z nas – pracowników korporacji i małych firm, przedsiębiorców, freelancerów. Ba, nawet niepracujące osoby, które zajmują się wychowywaniem dzieci w domu wciąż skarżą się na życie w ciągłym biegu i brak czasu na wypicie gorącej kawy z rana. 

Zastanawiam się, jak to jest możliwe. Z jednej strony wciąż słyszę „nie mam czasu” na wiele proponowanych aktywności, form rozrywki czy sposobów na samokształcenie. A z drugiej strony widzę te same osoby (którym wciąż brakuje czasu) poblikujące motywacyjne memy, komentujące różne gorące artykuły w sieci, wstawiające nowe selfies. Dla mnie to ewidentny znak, że nie brakuje im czasu, tylko organizacji. 

Bo każdy, kto ma czas na aktywne śledzenie social mediów, znajdzie go także na efektywną pracę.

Jak wygląda Twoja praca?

Odkąd prawie wszyscy pracują w home office, zrobiło się trochę niepokojąco. Bo z jednej strony pracujemy w bardziej komfortowych dla siebie warunkach, a z drugiej – nie ma nad nami tego bata, który okazuje się całkiem przydatny dla naszej efektywności. 

Pracując w biurze, dobrze wiedziałeś, że aby z niego wyjść, musisz skończyć jak najszybciej to, co zostało do zrobienia. W jakimś sensie wpływało to na Twoje sprawniejsze zarządzanie czasem. Teraz, gdy praca przeniosła się do Twojego salonu lub sypialni – możesz wstawać trochę później. Możesz śmiało przesuwać godziny swojej pracy. Możesz pracować w piżamie i zrobić sobie przerwę na lunch kiedy masz ochotę.

Nie stoisz w korkach, nie zbierasz się w pośpiechu do pracy co dzień rano. Z jednej strony praca powinna być więc spokojniejsza, a z drugiej – wcale taka nie jest, bo wiele spraw zawalasz i przekładasz na później. Bo trzeba wyjść z psem, bo dziecko ma katar i jest marudne, bo sąsiadowi trzeba pomóc wnieść szafę na trzecie piętro. To sprawia, że wciąż masz mnóstwo pracy, choć wydaje Ci się, że właściwie non stop w niej jesteś!

Jak pracować wydajnie na home office (i nie tylko)?

Wyobraź sobie, że są osoby, które z własnej nieprzymuszonej woli wybrały ten rodzaj pracy – w domowym biurze. Ich sekretem jest bardzo sprawna organizacja pracy własnej – dzięki temu nie gonią wiecznie z terminami, a wystarcza im czasu i na życie rodzinne, i towarzyskie, i na domowe obowiązki, przy całkiem przyzwoitych dochodach z pracy zawodowej. Jak to możliwe? Cóż, te osoby też mają tylko 24 godziny czasu dziennie. 

Sposoby na organizację pracy mogą być różne

Zasada 3 minut

Mówiąc w skrócie – jeśli coś zajmuje mniej niż 3 minuty, zrób to od razu. Ta reguła pomaga pozbyć się wszelkich „rozpraszaczy uwagi”, które lubią się gromadzić w ciągu dnia i sprawiać wrażenie, że piętrzy się przed nami cały stos ważnych rzeczy do zrobienia, podczas gdy jest to tylko kilka maksymalnie 3-minutowych czynności. 

Wyłączenie social mediów

Ci, którzy nie mogą żyć bez odrywania się od pracy i sprawdzania co nowego na wall’u, mogą włączyć sobie aplikacje blokujące social media w określonych godzinach.

To rozwiązanie bardzo „siłowe”, coś jak blokada rodzicielska w internecie. Dorosły człowiek powinien umieć rozgraniczać pracę od przyjemności i sam sobie narzucać ograniczenia, prawda?

Zasada 80/20. Co ona oznacza?

Zaledwie 20% Twojego nakładu czasu i pracy odpowiada aż za 80% efektów. W praktyce oznacza to, że należy w pracy wykonywać mniej czynności, ale za to skupiać się tylko na tych, które przynoszą faktyczne rezultaty. Przykłady? Mnóstwo: 

– znajomość zaledwie 20% słownictwa w obcym języku pozwala Ci zrozumieć aż 80% tego, co się w tym języku mówi lub pisze – dlatego kładź nacisk na naukę najpopularniejszych słów i zwrotów, a przede wszystkim na komunikację, nawet gdy początkowo rozumiesz niewiele;

– 20% klientów w Twojej firmie wnosi 80% zysków – dbaj o każdego klienta, bo nigdy nie wiesz, który może być wśród tych 20%. Jednak w przypadku dużej bazy stałych klientów sam wiesz, z którymi współpraca przebiega najkorzystniej, a których warto sobie odpuścić, bo psują Ci więcej krwi niż dają zarobić;

– zaledwie 20% ubrań nosisz przez 80% swojego czasu – dąż do tego, by kupować tylko to, co ma szansę być noszone w tych 80% czasu, a czas spędzony na poszukiwaniu i kupowaniu ubrań zredukujesz do minimum;

„To do lists”

Czyli listy zadań do zrobienia. Każdego dnia rano poświęć 5 minut na ułożenie zadań do zrobienia na dziś (lub to, co możesz odłóż na jutro, pojutrze). Posortuj je od najważniejszych i najpilniejszych do najmniej ważnych i zaczynaj od początku, punkt po punkcie wykreślając poszczególne zadania. Na koniec dnia zostają Ci tylko te mniej ważne, ale i lżejsze; 

Metoda Pomodoro

Na niej właśnie chciałbym się skupić.

Na czym polega metoda Pomodoro i skąd się wzięła?

Pamiętasz minutniki kuchenne w kształcie pomidorów? Przydają się nie tylko podczas pieczenia ciast i gotowania jajek, ale również w pracy, a tym bardziej w home office. 

Zasada jest banalnie prosta:

1. Ustawiasz pomidorka (okay, może być dowolny inny minutnik) na 25 minut.
2. Bierzesz się do pracy – na 25 minut.
3. Robisz sobie 5 minut przerwy (możesz ją odmierzać)
4. W tym systemie wykonujesz na przykład 4 „serie”
5. Po 4 seriach 25-minutowych robisz sobie 20-minutową przerwę (kawa, drugie śniadanie, scrollowanie wall’a)
6. Znowu wykonujesz 4 serie 25-minutowe
7. System powtarzasz tak długo, jak trzeba do zakończenia dnia w pracy ( 2 „serie” to dokładnie zegarowa godzina) lub do skończenia wszystkich obowiązków zaplanowanych na dzisiaj.

Brzmi prosto? Bo to JEST proste! To jedna z najskuteczniejszych technik, która w realny sposób pozwala Ci odhaczać punkt po punkcie to, co masz do zrobienia. 

Czy można ustawiać pomidorka na inny czas? Oczywiście, w końcu to Twój sposób organizacji pracy, i ma on pomóc Tobie w osiągnięciu maksymalnej wydajności. Ważne jednak, aby przerwy były dużo krótsze niż czas pracy, bo tylko wtedy masz szansę skończyć realną pracę do zrobienia w zaplanowanym czasie, a potem cieszyć się zasłużonym, prawdziwym wypoczynkiem. 

Do czego można wykorzystywać metodę Pomodoro?

Tak naprawdę przydaje się ona we wszystkich działaniach, które wymagają czasu, systematyczności i skupienia. Przykłady? Oczywiście:

• Praca w ogródku. Określasz sobie zadania do wykonania i czas, jaki możesz na to poświęcić po pracy zawodowej.
• Nauka języków w domu. 15 minut zadań gramatycznych, 5 minut przerwy, 15 minut wkuwania słówek, 5 minut przerwy, 15 minut oglądania filmu w obcym języku, 5 minut przerwy i 15 minut czytania w obcym języku. Łącznie daje to zaledwie 1 godzinę i 15 minut, które spędzasz bardzo wydajnie, każdego dnia przyswajając solidną porcję wiedzy.
• Nauka do sesji.
• Gimnastyka. Interwały to bardzo popularna i skuteczna praktyka, choć podzielona na nieco krócej trwające sesje. Pomidora możesz wykorzystać, gdy chcesz zrobić dłuższy trening podzielony na różne aktywności (np. rozgrzewka, interwały, cardio i rozciąganie na koniec).
• Zabawa z dzieckiem. Ustalcie – przez pół godziny bawimy się, potem mama ma 10 minut wyłącznie dla siebie (na wypicie gorącej kawy) i znów bawimy się 30 minut.
• Prace remontowe w domu.

Jak pracować maksymalnie wydajnie?

Dla uzyskania najwyższej skuteczności metody Pomodoro, warto połączyć kilka metod organizacji pracy. Dlaczego? Bo aby mieć co robić w tych 25 minutach pracy, musisz wiedzieć, co jest do zrobienia. A zatem:

1. Ustal, które 20% Twoich działań jest najważniejsze do uzyskania 80% efektów.
2. Te działania z 1. punktu mogą stać się Twoimi priorytetami na checkliście.
3. Stwórz checklistę – priorytety na początku, mniej ważne zadania na końcu.
4. Weź się do pracy!

Dlaczego technika Pomodoro jest tak skuteczna?

1. Pomaga w koncentracji. Wszystko jesteśmy w stanie łatwiej znieść psychicznie, jeśli wiemy dokładnie, jak długo to będzie trwało. Łatwiej nam wytrzymać 25 minut bez zaglądania do social mediów jeśli wiemy, że już za 25 minut będziemy mogli spokojnie poświęcić na to całe 5 minut bez wyrzutów sumienia.
2. Masz dokładnie opracowaną strategię działania, a co za tym idzie – świadomość, że wyrobisz się z priorytetami do końca dnia.
3. Twoja wydajność jest wysoka. Okazuje się, że wiele zadań w Twojej pracy można zrobić w krótkim czasie, a do tej pory zupełnie bez sensu rozwlekałeś je w czasie – bo ktoś coś od Ciebie chciał, bo rozpraszał Cię dzwonek telefonu lub współpracownik.
4. Nudne zadanie? Na szczęście będzie trwało tylko 25 minut i mam je z głowy!
5. Przerwy sprawiają, że łatwiej Ci zachować świeży umysł niż gdybyś pracował 4 godziny bez przerwy.
6. Widzisz postępy w pracy i to pozwala Ci czuć satysfakcję.
7. Po kilku dniach zauważasz, ile dokładnie czasu potrzebujesz na wykonanie konkretnej czynności. W związku z tym efektywność rośnie jeszcze bardziej – umiesz określić, ile godzin będziesz dziś pracował, co daje Ci świadomość, że do określonej godziny wyrobisz się z zadaniami, a potem robisz to, na co masz ochotę.

Życie wcale nie musi polegać na tym, by być wiecznie zmęczonym, stale narzekać na swoją pracę i nadmiar obowiązków. Tak naprawdę życie to umiejętność skutecznego zarządzania swoim czasem, i to w taki sposób, aby zrobić to, co jest do zrobienia, mieć z tego satysfakcję i spokojnie bez wyrzutów sumienia móc odpocząć lub robić coś znacznie przyjemniejszego. 

Wprowadź metodę Pomodoro do swojego życia i koniecznie daj znać, jak teraz idzie Ci home office!